Como emprendedor, una gran parte de tu trabajo está centrado en la contabilidad del negocio. Sea cual sea el programa que utilices para llevarla adelante, lo cierto es que de los números no podés escapar.
La llegada de internet ha transformado la manera de trabajar. Pone a nuestra disposición una amplia gama de herramientas, permite realizar diversas tareas en simultáneo y todo está a un click de distancia. Y si hablamos de números, internet también ha irrumpido en el mundo de la contabilidad.
Todas las empresas deben llevar un registro de los números. Para algunos, lidiar con hojas de cálculo puede resultar un dolor de cabeza, por lo que utilizar un sistema contable online puede ser un alivio. Por el contrario, hay quienes disfrutan de llevar adelante la contabilidad de la mano de sistemas tradicionales.
Diferentes formas, una misma gestión
A continuación te contamos algunas diferencias entre el sistema tradicional y el Software de Gestión online, para que puedas elegir la manera de trabajar que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa:
- Manejo de datos: Con un sistema de contabilidad online, la información para un determinado período de tiempo puede ser compilada con rapidez. Con un sistema manual puede tomar más tiempo. Por otro lado, el Software de Gestión online permite centralizar toda la información, lo que facilita el acceso y el posterior armado de informes.
- Velocidad y precisión: Los programas de contabilidad online son más rápidos en cuanto a la introducción de información y el margen de error es reducido. Sin embargo, a veces es más fácil revisar los libros en un sistema manual. Excel, como sistema tradicional, es el programa más importante que existe hoy en el mercado. Su versatilidad permite a cualquiera disponer de una hoja de cálculo, no importa su nivel de conocimiento. Sin embargo, esta aparente facilidad a la hora de utilizarlo también es un arma de doble filo. A menos que seas un experto en aplicar fórmulas, ordenar ingresos y gastos o cruzar información, el margen de error es bastante amplio.
- Costo: Los sistemas contables tradicionales son más baratos, pero si el costo se mide en tiempo, el Software online saca ventaja. El tiempo que se pierde cargando información y los posibles errores que esto conlleva, se gana fácilmente con un Software de Gestión contable en línea.
- Actualización: Llevar adelante la contabilidad en forma manual requiere de un contador, o de una persona que registre todas las transacciones comerciales. Este proceso se puede hacer con algún programa informático como Excel y cada transacción debe ingresarse en forma individual. Un software de Gestión online, en cambio, permite introducir la información en el programa una sola vez y todas las cuentas se actualizarán en forma automática.
Cuestiones a tener en cuenta sobre el sistema de gestión
A diferencia de los sistemas tradicionales, el Software de Gestión no requiere instalación ni hay que ocuparse por actualizar el programa continuamente porque se trabaja de manera online. Lo único que necesitas es tener conexión a internet. Que sea online también favorece la movilidad, porque permite acceder a tu información contable desde cualquier lugar y dispositivo. Todos los datos quedan almacenados en la nube y realiza copias de seguridad en forma automática, por lo que no existe riesgo de pérdida de información.
Si todavía tu metodología de trabajo está ligada a programas tradicionales, tené en cuenta que toda la información que almacenes en un Software de Gestión podés exportarla a Excel o PDF.
Tanto los sistemas tradicionales como el Software de Gestión contable son herramientas que nos ayudan a trabajar y facilitan nuestras labores, pero no hacen el trabajo por nosotros.
Es necesario estar dispuestos a recibir capacitación para manejarlos correctamente y aprovechar al máximo todas sus funciones. Sea cual sea la opción que elijas, lo importante es que siempre tiendas a optimizar los resultados.
