Automatizar los procesos en el campo empresarial, va de la mano de la simplificación de las operaciones, eliminando pérdida de tiempo y dinero. Veamos una a una las ventajas, y por ello las razones, de llevar adelante un proceso de automatización:
Evita acumulación de trabajo
Las limitaciones y complicaciones que puede generar una lista de tareas pendientes, se minimizan a la hora de automatizar procesos.
Optimiza el tiempo
Al no tener que depender de otras personas o de diferentes departamentos para dar con la información que se pretende analizar, se estará en condiciones de tomar una decisión de ajuste o mejora en tiempo real, sin tener que caer en las arduas esperas de reportes de documentos.
La información siempre estará ahí, al alcance de la mano y perfectamente actualizada para que el tiempo pueda utilizarse en cuestiones operativas, en miras a mejoras y acceso a objetivos.
Facilita el acceso a la información
La información crítica debe ser accesible siempre desde cualquier parte. Cuando se asigna una tarea a una persona, es necesario que dicha información se encuentre fácilmente.
No es productivo asignar una tarea a alguien que después debe dedicar horas a buscar la información para poder hacerse una idea de la situación. Por eso es que bajo un proceso de automatización, se garantiza de que toda la información necesaria estará al alcance de quien la precisa.
Evita el uso de tablas complejas
Muchas organizaciones manejan muchísimos datos en sus sistemas. Es normal que, al contar con tanta información, el panel de control de los mismos sea muy complejo.
En cambio, dentro de un sistema automatizado, se maneja una gran cantidad de datos en tiempo real y todos estos datos se hacen accesibles de una manera u otra sin suponer un panel de control complejo, sino todo lo contrario.
Evita extravíos
Hoy en día las organizaciones cuentan tanto con información física como digital.
Y puede suceder que, durante la toma de decisiones, sea necesario trasladar la información física de una oficina a otra, o incluso de una sede a otra.
No faltan oportunidades en que esa misma información se denote necesaria para analizar en dos lugares a la vez. Llegado el caso, a la hora de automatizar procesos, se suele instalar un sistema de reconocimiento para poder digitalizar la documentación en papel y así acceder a ella de forma posterior de una manera mucho más cómoda.
Y por supuesto, con este sistema se reduce a cero la posibilidad de extravío de documentación valorable.
Agiliza las tareas
Un buen sistema no solo se dedica a gestionar y asignar tareas, sino que es que capaz de identificar cuál es necesaria de analizar. Cada quien desde su lugar puede acceder a los diferentes documentos para editarlos y trabajar sobre ellos.
Los cambios son guardados en un histórico y disponen de campos para poder añadir comentarios. Lo más común es que, una vez completado, quede registrada la fecha en la que se ha completado, el tiempo utilizado y la persona que intervino en el proceso.
Actúa en tiempo real
Si hay algo que logra la automatización de procesos es que ofrece una visibilidad completa del negocio, ya que permite detectar cuáles son las aristas menos eficientes, e identifica los recursos para lograr una mejora.
La automatización maneja un gran número de datos, pero hace posible examinarlos generando un panel de control, haciendo visible la cantidad de tareas que se realizan, los ciclos de facturación, o si se están cumpliendo los tiempos de entrega. Y todo en tiempo real.
En definitiva, automatizar procesos agiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costos operacionales y permite generar más negocio.
