El destinatario de cualquier informe espera, sobre todo, claridad. Para lograr un resultado eficaz, es necesario llevar adelante una estructura ordenada, redacción comprensible y brevedad.
Desde Contagram, te damos algunas pautas para elaborar un informe claro, útil y bien presentado:
- Estructura
La estructura debe permitir retener los puntos principales del informe en una lectura rápida.
La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción (introducción, nudo y desenlace) a su vez, desmenuzable en distintos pasos. Y el objetivo de ser breve pero explicativo debe ser constante.
- Título e introducción
El título es el primer elemento de atracción. Hay que elegirlo informativo, llamativo y sugerente, apoyado en un subtítulo explicativo.
La introducción presenta la situación objeto del informe, y le proporciona al lector la información básica para comprender el resto del documento.
- Antecedentes y metodología
Como antecedentes se entienden las razones que motivaron a elaborar ese informe. Se trata de poner al lector en tema, aportando los datos y recursos anteriores que han influido en el tema a tratar.
La metodología debe incluir información sobre el método que se ha usado para abordar el tema propuesto en el informe, detallando todos los procedimientos que lo envuelven presentándolos al lector como idóneos.
- Resultados
Son la consecuencia, lo que ha quedado luego del empleo de la metodología propuesta y los antecedentes expuestos.
Si bien en este apartado los gráficos y tablas pueden ser muy informativos, es conveniente alternarlos con texto para resultar más ameno al receptor. - Poder de síntesis
Gráficos, estadísticas, fotografías, encuestas, son todos documentos útiles para la comprensión del informe. Aportan información numérica, resumen largos párrafos, y muestran ideas explicativas de cómo se encadenan las ideas. - Conclusión y recomendaciones
La conclusión es clave. Se trata de la parte más esclarecedora del informe. Aquí es donde el autor revela los resultados a partir de los cuales lograr modificar la realidad, o la situación objeto de análisis.
Las recomendaciones tienen que sí o sí ser una herramienta útil para la empresa, revelando pautas y soluciones con el fin de que sean ejecutadas por quienes corresponda tomar partido.
- Información complementaria
Es necesario agregar algunas citas de fuentes secundarias, contrastes con otros datos, comparativas con empresas, y fuentes fidedignas para reforzar la tesis central; lo que proporcionará mayor fuerza y credibilidad. - Detalles estéticos
El impacto visual es casi tan importante como el contenido en sí. Es necesario usar un tamaño de letra que no desafíe la visión, un interlineado cómodo, y márgenes y espacios entre párrafos holgados para que descanse la vista. Lo más aconsejable es utilizar la negrita, viñetas y símbolos para resaltar datos. Detalles como añadir el logo y color corporativos son, a su vez, bienvenidos.
- Formato
A la hora de presentar el informe, formatos como Word o PowerPoint pueden complementarse.
Word crea documentos diseñados para ser leídos, y PowerPoint permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos.
Por tanto, en Word se puede hacer un documento altamente explicativo cargado de argumentos y defensa de los mismos, apoyado por un documento ejecutivo en PowerPoint, que puede ser presentado por el autor u otros destinatarios.
Pero saliendo de los clásicos, hoy en día se pueden encontrar aplicaciones y sitos web que ofrecen plantillas para diseñar informes en espacios originales y atractivos.
Para finalizar, podríamos decir que lo ideal sería que los asistentes a la reunión pudieran recibir una copia del informe en soporte digital, para que pueda ser repasado en otros contextos, y analizado con más detenimiento por cada uno.
