Hoy en día es muy común que uno deba gestionar varios proyectos a la vez, pero sin descuidar la productividad en el trabajo.
Las habilidades del gestor de proyectos para llevar con éxito varios de éstos, son las mismas que necesita para manejar uno solo de ellos, pero con más dificultades de planificación y organización por tener que atender a varios frentes.
Descubrí qué habilidades necesitás mejorar para convertirte en un líder inspirador, organizado, motivador y empático con el cliente.
1. Redefiní cada proyecto
Depurá tu plan para dar con datos que te permitan evaluar el impacto real de tu proyecto, hacer ajustes y hasta descartar iniciativas que sólo han significado una pérdida de tiempo y dinero.
Para depurar tus proyectos, tené en cuenta lo siguiente:
- Beneficio para la empresa
- Presupuesto necesario
- Responsable del proyecto y miembros de su equipo
- Fechas de inicio y finalización de la iniciativa
- Desafíos principales
- Plan de trabajo
- Medición de resultados
Es importante ante todo identificar el punto clave de cada proyecto, lo que contribuirá a garantizar el cumplimiento de sus resultados.
2. Priorizá
Es importante que tengas en claro en qué se está trabajando, cuáles son los objetivos y cuánto se ha avanzado. Lo más importante es que el foco esté puesto en aquellos planes que tendrán un impacto directo en el crecimiento de la empresa.
Se trata de armar un esquema en el que cada proyecto tenga su momento, y en el que describamos qué vamos a hacer y qué objetivos hay que cumplir durante ese período.
Identificar los distintos tipos de tareas y combinarlos en una planificación diaria a abordar en cada proyecto, permitirá asegurar un avance equilibrado.
Lo ideal es comenzar por lo más complejo, para luego dedicarse a lo más simple. Por otro lado la planificación semanal permite que al final de cada semana se puedan evaluar los avances y reaccionar a tiempo ante un eventual desajuste en la planificación.
3. Dividí tareas y plazos
Lo mejor es dividir cada proyecto en etapas, y asignar a cada una su propia fecha de inicio y final.
No es lo mismo lidiar con una gran tarea, que con pequeños trabajos. Es fundamental en este caso entender que cuando nos enfrentamos a una tarea de gran tamaño, antes de comenzar a trabajar directamente en ello debemos analizarla, y dividir todo el trabajo en fases y tareas individuales. Con este plan de acción, conseguiremos optimizar el tiempo y mantenernos enfocados.
4. Monitoreá
Establecé rutinas de comunicación con tus colaboradores para que puedan informarte sobre el desarrollo de la tarea, las dificultades a las que se están enfrentando, y los ajustes que deberían hacerse.
Comunicate personal y periódicamente con todo tu equipo, proveedores, clientes y la alta dirección de la empresa. De esta manera lograrás un feedback perfecto que te permitirá adelantarte a los problemas y reaccionar para solucionarlos.
Es la única manera de que puedas conseguir los objetivos específicos de cada proyecto. Debés ser capaz de mantener el equilibrio en relación con el cronograma y los recursos para que los conflictos que se produzcan sean mínimos. No olvides además que existen aplicaciones muy útiles y fáciles de usar, que te pueden ayudar a gestionar proyectos y mantenerte comunicado con tu equipo de manera remota.
5. Estimulá y resolvé
Motivá a tu equipo personalmente y en conjunto, y halagá siempre los logros para conseguir un mayor nivel de rendimiento. Empleá tu capacidad para tomar decisiones en ambientes cambiantes o de incertidumbre. Resolvé los problemas que aparezcan con una identificación temprana y soluciones preestablecidas.
Y por sobre todo, delegá y capacitá a tu equipo para conseguir que ellos se motiven, sean imaginativos y asuman riesgos.
