Desde que fue lanzado al mercado en 1985, Excel se convirtió en la herramienta más utilizada en el ámbito contable. Puede ser una excelente elección si de organizar datos se trata de hecho, la mayoría de las pequeñas compañías lo utilizan.
Sin embargo, cuando el volumen de información es muy amplio, es posible que no proporcione todo lo necesario para mantener una adecuada organización. El mundo avanza, los sistemas evolucionan y si tu empresa crece, quizás sea positivo implementar ciertos cambios.
Cómo elegir la plataforma de gestión adecuada
Para decidir qué es mejor, debes conocer principalmente cuáles son las necesidades de tu empresa, analizar el caudal de información con el que trabajas diariamente y el tiempo del que dispones.
Trabajar con Excel implica planificar de antemano y organizar cuidadosamente toda la información que se va a usar, porque una vez comenzada la tarea, cada dato que se agregue o se saque modificará el trabajo final. Si no abocas toda tu atención en este paso muy probablemente debas volver a comenzar, lo que derivará en una pérdida de tiempo.
Excel es capaz de gestionar de forma inteligente la contabilidad, pero no permite trabajar en tiempo real, ni en simultáneo con otras personas. Cuando se combina mucha cantidad de datos el programa se lentifica o, en el peor de los casos, deja de responder, además, la compatibilidad varía de acuerdo a la versión del sistema operativo que utilices, si se genera un archivo en una determinada versión, no podrá abrirse en una diferente. Es poco seguro, porque no permite saber quién ha modificado el archivo, ni desde qué computadora lo hizo.
Al igual que otros programas de la familia Windows, en Excel se producen cierres inesperados que generan perdidas de información, afectando la productividad y, como consecuencia, los resultados de tu trabajo.
A pesar de presentar todas estas desventajas, sigue siendo una de las herramientas más utilizadas. Lo que quizás no sepas, es que no es la única opción.
El mundo avanza, la tecnología y la comunicación evolucionan constantemente; y las herramientas de trabajo también. El software de cálculo, de a poco, va compartiendo el lugar con los sistemas de gestión.
Utilidades de un sistema de gestión
Lo primero que debes saber es que en el mercado hay sistemas de gestión al alcance de tu mano, e implementarlos puede resultar en una mejora para tu negocio a muy bajo costo. Además de ser sencillo e intuitivo, concentra todos los datos de los distintos departamentos de la empresa en una sola plataforma, permitiendo tener un mejor control y un mayor conocimiento de lo que sucede en cada área.
Uno de los beneficios más importantes que ofrecen los sistema de gestión es que funciona de manera online, solo se necesita tener conexión a internet y un navegador para acceder a todos los datos de manera inmediata, lo que puede resultar muy útil a la hora de tomar decisiones. Como las cifras se almacenan en servidores externos es imposible que se pierdan ante cualquier eventualidad; y la cuenta de cada cliente solo es accesible mediante una combinación única de usuario y contraseña, sistema que mantiene garantizado el nivel de seguridad.
Las modificaciones que se realizan, ya sea por una venta concretada, ingreso de stock, pagos o cobros se actualizan automáticamente, convirtiendo a la información precisa y confiable. Además, permite realizar reportes detallados cada vez que se necesitan y da la posibilidad de acceder a los datos en cualquier momento y lugar, ya sea desde una computadora o desde el celular.
Por último, pero no menos importante, mantener organizada la información mediante un sistema de gestión online brinda transparencia a la hora de administrar las relaciones con los clientes.
Cambiar la manera en que se lleva adelante el negocio puede resultar todo un desafío, pero los beneficios de hacerlo serán irrefutables. No es necesario hacer a un lado el Excel de manera definitiva, pero si tu negocio crece resultará inevitable virar a un sistema de gestión online para llevarlo adelante de manera sencilla y organizada. Sin dudas, implementarlo puede ayudarte a optimizar los recursos, economizar tiempo y ahorrar dinero.
