Gestionar varios proyectos a la vez es una tarea que se hace cada vez más común en el universo laboral. Poder llevar a cabo todos los compromisos de manera exitosa depende de cómo se administra el tiempo y cómo se priorizan las actividades.
Por eso te dejamos algunos consejos para que esta labor resulte eficaz y sin contratiempos. Todos tips que, como líder de proyectos, tenés que tener en cuenta para asegurar resultados positivos.
Saber priorizar es fundamental para la gestión de proyectos
Para garantizar un resultado óptimo, primero que nada tenés que identificar las partes clave de cada proyecto, esas tareas tan importantes y determinantes, lo que te permitirá, desde el inicio, ser consciente y responsable del enfoque de cada actividad.
A la vez, necesitás hacer un seguimiento sobre cada uno de los proyectos durante tu gestión y no descuidar, más allá del tiempo que tome, el enfoque en los resultados que se obtienen a diario y los avances en la planificación.
Fragmentar cada proyecto resultará útil para el éxito de tu gestión
El desafío de esta etapa es saber dividir la tarea en pequeños fragmentos para que el enfoque no se pierda en un todo generalizado imposible de abarcar.
Esta técnica te permitirá enfocarte en los resultados, optimizar tu tiempo y mantenerte concentrado para organizar y planificar el resto del trabajo.
Elaborar una agenda de planificación de cada proyecto
Identificar los distintos tipos de tareas y combinarlas en una planificación diaria de los proyectos a abordar te permitirá asegurar un avance equilibrado de cada actividad.
Se recomienda para este tipo de planificación de multiproyectos, que cada día de la semana se comience con una tarea exigente, de aquellas que requieren gran concentración, de un proyecto distinto, ya que el matutino suele ser el horario más productivo del día.
Por otro lado, una planificación semanal te permitirá evaluar el avance en cada proyecto, y reaccionar a tiempo ante un eventual desajuste en la planificación.
Sin dudas, para la gestión de varios proyectos a la vez, este tipo de planificación es el mayor aliado.
En resumidas cuentas, se trata de armar un esquema en el que cada proyecto tenga su momento y en el que describamos qué vamos a hacer y qué objetivo hay que cumplir durante ese período.
Fomentar la comunicación con tu equipo de trabajo
Motivar a tus colaboradores es un punto muy importante tanto como la planificación en sí, fundamental para que el trabajo resulte inspirador y se finalice con éxito.
Esta práctica debe hacerse tanto personalmente como al grupo en su totalidad, para conseguir un mayor nivel de rendimiento. A su vez, es necesario que apliques y exprimas al máximo tu capacidad para tomar decisiones en ambientes cambiantes o de incertidumbre. La comunicación periódica con todo tu equipo, dar lugar al diálogo, te permitirá concientizarte acerca de cada contratiempo y facilitar una estrategia para tomar decisiones y solucionar problemas.
Delegar y capacitar
Orientá tu trabajo y a tu equipo a la consecución de los mejores resultados. Delegá y capacitá al grupo que tenés al mando para conseguir que ellos se motiven, sean imaginativos y asuman riesgos.
Dejarlos explayarse en la búsqueda de soluciones y darles espacio a la inventiva en vez de reflejar una actitud impositiva.
La importancia de la tecnología y el equipo humano
Por otra parte, contar con un sistema online de gestión también suma muchísimo a la hora de priorizar actividades y definir proyectos que hagan más eficaz el proceso productivo de tu empresa.
Todo tipo de solución tecnológica suma para la organización, aunque es primordial no descuidar el grupo humano y un ambiente laboral confortable para la optimización de resultados.
