En la actualidad, la tecnología nos ayuda a prescindir de elementos físicos que antes eran necesarios en ese formato, para archivar en espacios a los que había que recurrir personalmente para consultarlos o recuperarlos.
Las impresiones son cada vez menos necesarias para el concepto de almacenaje, y la digitalización se ha interpuesto tanto en nuestros hábitos como en nuestras formas de trabajo.
En cuanto a aspectos de la vida cotidiana, podemos ver la digitalización reflejada en la compra de entradas de cine o teatro, un billete de avión y tarjeta de embarque, o en las facturas que recibimos directamente por e-mail en vez de en nuestro buzón de casa.
Este cambio es importante para la gente ya que, el tener los documentos digitalizados o en las aplicaciones móviles, hacen el día a día más sencillo en muchos aspectos.
Si vamos un poco más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la nube para el almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador, el cual tiene una capacidad limitada.
¿En qué consiste la digitalización?
La digitalización consiste en la conversión de un documento físico o papel en un archivo en formato digital, ya sea un PDF, JPG o cualquier otro, mediante la utilización de dispositivos electrónicos como escáneres.
En la actualidad, cada vez son más los usuarios o incluso empresas que utilizan los teléfonos móviles para hacer fotografías a los documentos y almacenarlos en formato digital, por lo que, en ocasiones, el escáner llega a ser algo prescindible también.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación.
Con el fin de gestionar ese enorme número de documentos, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
Algunas ventajas de la digitalización de documentos
- Ahorro del espacio físico que ocupan.
- Rapidez de acceso a la búsqueda de los archivos, y desde cualquier lugar.
- Mayor seguridad, al estar disponibles solo a las personas autorizadas, pudiendo incluso cifrar los archivos.
- Accesibles para su consulta para varios usuarios al mismo tiempo.
- Colaboración con la sustentabilidad del medio ambiente, consumiendo menos papel.
- Se garantiza su conservación, al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo.
- Mayor eficiencia de los empleados al no tener que desplazarse y perder tiempo en la búsqueda de algún documento determinado.
- Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
- Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
- Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
- Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizada
- Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa.
- Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permite enviar cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
- Ahorro de costos en la empresa, en cuanto a tiempo y dinero.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.
Todo un mundo de posibilidades para facilitar la vida cotidiana, en cuanto a búsqueda y almacenamiento de facturas, que son de los comprobantes más importantes tanto en el envío como en la recepción.
