Para evitar que caer en manos de sistemas obsoletos, lentos o con mala atención, es mejor conocer los elementos necesarios para elegir el mejor proveedor de facturación electrónica.
Cada plataforma tiene distintos requerimientos y necesidades, pero hay factores que son generales y que debes considerar, sin importar, si eres emprendedor o administrador de una gran compañía.
Volumen de Facturación
El volumen de facturación dependerá mucho del giro de la empresa, conocer este factor es muy importante para elegir tu proveedor y el plan que más convenga a tu empresa.
Hay empresas que suelen emitir miles de facturas al mes, en ese caso debes asegurarte que tu proveedor tenga la capacidad de respaldarte.
Asesoría y Soporte
Probablemente no seas un experto en facturación electrónica y tendrás muchas dudas respecto al funcionamiento de los sistemas y del ciclo de facturación, por ello es importante que al contratar un sistema de facturación este te ofrezca asesoría y soporte para aclarar cualquier duda o problema.
Asegúrate que las opciones de soporte estén incluidas en su servicio (telefónico, chats, ticket, etcétera) y elije el que mejor satisfaga los requerimiento de tu operación.
Valida que una vez que hayas contratado el servicio, la capacitación que vayas a recibir sea tranquila, clara y precisa para que de esta manera entiendas perfectamente toda la funcionalidad del sistema.
Tiempo de los procesos
Debes considerar que el proveedor no demore más de 2 hrs. en enviarte una propuesta, pues eso habla mucho del compromiso que tiene con sus clientes, si tardarán en enviarte información, dime ¿Cuánto pueden tardar en algún incidente?
En cuestión de procesos, también debe ser eficiente, no tardar en activar tu servicio o timbrar tus facturas, este tipo de procesos deberán ser rápidos y fáciles de ejecutar.
Hay empresas que tienen sistemas que suelen “caerse” o “trabarse”, estos programas son un verdadero dolor de cabeza, así que si te encuentras con un programa demasiado complejo es mejor que evalúes si en verdad te conviene, porque lo que menos deseas es perder el tiempo en un sistemas con características complejas.
Verifica que el programa que utilizan sea fácil de usar y cumpla con todo lo que necesitas.
Actualizaciones y Mejoras del Sistema
Todas las actualizaciones fiscales que se puedan establecer en estos tiempos no tienen por qué generarte algún gasto ya que estos cambios son por disposición oficial y es una obligación para el PAC estar vigente.
Las actualizaciones del sistema que utilices para una mejora de su servicio tampoco te deben generar algún costo, a menos que necesites alguna adecuación que este fuera de los lineamientos legales o del sistema que contrataste.
Condiciones de Uso
Ten presente que no todas las empresas funcionan de la misma manera. Existen emprendedores que realizan su facturación de forma personal, o empresas internacionales que tienen departamentos enteros dedicados a administrar su facturación.
Cualesquiera que sean tus necesidades, asegúrate de que el PAC que elijas te ofrezca herramientas y soluciones que se ajusten a ellas.
Algo que no debes olvidar establecer qué tiempo resguardaran tus facturas, como mínimo deberá ser 5 años que es el tiempo que el SAT solicita, lo que debe permitirte tener toda tu información segura y en un mismo lugar.
Recuerda, los planes de folios tienen vigencia, revisa que no los pierdas al llegar a este límite y de esta manera estés haciendo desembolsos incensarios.
Para finalizar te dejo algunos puntos adicionales que debes considerar al elegir el mejor proveedor de facturación electrónica.
- Seguridad: Pregunta dónde estará resguardada tu información. Desde 2016 es necesario que la infraestructura de los proveedores esté montada en un Data Center ubicado en territorio nacional.
- Confidencialidad: Lee cuidadosamente el contrato y evita a quien “se reserva el derecho” de utilizar tu información para fines comerciales o de mercadotecnia.
- Experiencia: Pide referencias, no te conformes con ver los logotipos de grandes empresas en la página del candidato. Pide que te den acceso a un cliente que pueda comentarte su experiencia.
