La correcta administración de un inventario es clave en el manejo estratégico de toda organización, ya sea que preste algún servicio o comercialice bienes. Es uno de los activos más valiosos con que cuenta una empresa, sin embargo, es común que las pequeñas compañías no cuenten con registros fehacientes, o no manejen algún sistema de gestión que ayude en la organización de esta imprescindible tarea.
El producto que no se encuentra en el lugar adecuado, en la cantidad y en el tiempo solicitado carece de utilidad, pierde la posibilidad de ser consumido y, como consecuencia, puede causar un fuerte impacto sobre la rentabilidad de la empresa, por eso es fundamental contar con un inventario, una adecuada organización se traduce en una fuente directa de abastecimiento en cualquier época del año y, por ende, el servicio que se brinda es continuo y de calidad para el cliente.
Tener la información adecuada en el momento preciso permite minimizar costos y aumentar la ganancia.
Por lo general se piensa que llevar un adecuado registro es una tarea compleja, que no alcanza el tiempo para hacerlo, o que es necesario utilizar un software caro y difícil de entender, pero esto no necesariamente es así.
Invertir en un sistema de gestión
Son muchos los ejemplos donde el uso de la tecnología simplifica las tareas y mejora los resultados, y el control de stock es un claro ejemplo de ello. El proceso de control del inventario debe ser riguroso, porque si existe algún error éste se verá reflejado tanto en los costos, como en los ingresos finales. Actualmente existen sistemas de gestión que pueden ayudar en el proceso y si estás en la búsqueda de uno, te contamos qué características debe tener para que no surjan errores inesperados:
- Dinámico: Es fundamental que el sistema se actualice automáticamente al registrar nuevas compras o ventas.
- Segmentado: El sistema de gestión debe permitirte llevar el inventario segmentado por categorías.
Flexible: Debe permitir actualizar los datos ingresados en tiempo real y realizar modificaciones de manera manual. - Compatible: Que sea compatible con Excel permitirá importar listas de precios y productos cuando sea necesario.
- Sencillo e intuitivo: El sistema de gestión debe ser sencillo e intuitivo a la hora de utilizar las funciones que corresponden a todas las áreas de la empresa. Además, tiene que brindar un fácil acceso al historial de movimientos de productos, para entender qué está pasando con el stock.
Tener registro de cada movimiento permitirá mantener la eficiencia y tomar decisiones acertadas. A la hora de llevar una correcta organización, estas funcionalidades marcan la diferencia.
