Las auditorías son procesos complejos que requieren una preparación minuciosa y algo más, un adoctrinamiento en la cultura de los auditados para que todos consigan comprender la importancia de los sistemas de gestión de la organización.
La proximidad de una auditoría es clave para los gestores de sistemas, y hasta estresante. Si no están bien preparados, y aprenden a conciliar sus tareas del día a día con la preparación para la auditoría, pueden llegar a tener muchos problemas.
Por eso, y para que ya no se trate de un proceso traumático, te ofrecemos 5 consejos que te servirán para hacer de una auditoría un proceso eficiente con resultados exitosos.
5 consejos para una auditoría exitosa
1. Apelar a la integración
Aunque no se implemente un sistema integrado de gestión en la organización, adoptar un enfoque integrado facilita cada una de las tareas y actividades dentro de la auditoría.
Un enfoque integrado, permite al auditor administrar y monitorear todos los sistemas de gestión basados en normas ISO, utilizando una sola plataforma, reduciendo costos y eliminando los esfuerzos duplicados.
2. Dedicar más tiempo a la preparación
La preparación, sea para auditoría externa, interna o de certificación, resulta esencial para el éxito del proyecto, porque hará posible que dichas audiencias resulten eficaces y eficientes.
Este proceso de preparación detallada incluye tres pasos principales:
- Automatización adquirida gracias al uso de una plataforma tecnológica diseñada para tal fin; lo que se traduce en la agilidad de coordinación y planificación con las partes interesadas, tanto internas como externas.
- Recopilación de listas de verificación, esenciales para cualquier auditoría. Eventualmente, pueden ser muchas, y algunas de ellas pueden resultar redundantes, en la medida en que repitan preguntas, verificaciones o inspecciones de procedimientos. Así es que antes de realizar las auditorías, conviene reunirlas a fin de unificar y eliminar elementos repetitivos.
- Revisar el historial de auditorías anteriores sirve para conocer hallazgos y verificar la efectividad de acciones correctivas con el propósito de agilizar la auditoría.
3. Hacer las preguntas apropiadas
Una vez superada la etapa de listas de verificación y acciones correctivas, será mucho más fácil concentrarse en la elaboración de las preguntas apropiadas.
Estas preguntas deben atender, antes que nada, a encontrar incumplimientos u oportunidades para la mejora continua del sistema.
Por eso, es de suma importancia tomarse el tiempo necesario para dar con las preguntas adecuadas, que puedan dar con las respuestas esperadas de manera directa, facilitando las conclusiones en datos concretos y útiles.
4. Recopilar más información y más datos
Gracias a la tecnología es posible reunir una gran cantidad de datos e información durante la práctica de una auditoría.
A mayor cantidad de información, mayor calidad en los resultados, lo que permite en consecuencia, tomar decisiones más acertadas a los gerentes de calidad.
5. Automatizar el seguimiento
Ahora bien, una vez concluida la auditoría, lo conveniente es incorporar los hallazgos a una plataforma que permita iniciar un proceso de acción correctiva automatizada, que facilite su seguimiento y progreso.
Para concluir, podemos decir que una auditoría interna va más allá de una lista de verificación. Es más bien un paso esencial en el camino hacia la auditoría de certificación.
La formación y la capacitación de los auditores internos es, por todos estos motivos, la mejor recomendación para una organización que desee optimizar y mejorar su Sistema de Gestión de la Calidad.
Siempre hay que actuar en pos de mejorar la calidad del seno de la empresa a nivel profesional y humano, para llevar al negocio a lo más alto que se pueda aspirar.
